Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Razón social

KOBU Labs

Correo para datos personales

soporte@kobulabs.com

Sitio web

https://app2.kobulabs.com

2. ¿En qué casos KOBU es responsable y en cuáles es encargado?

KOBU es RESPONSABLE de los datos de sus propios clientes y contactos: los negocios que contratan el servicio, sus administradores y los usuarios que crean (meseros, cajeros, cocineros), y las personas que solicitan una demostración o nos escriben por WhatsApp o por la página web.

KOBU es ENCARGADO de los datos que cada negocio registra de SUS clientes finales en el sistema: nombres, teléfonos, direcciones de domicilio, documentos para factura electrónica, clientes con cuenta o crédito (fiado) y pedidos hechos desde la carta digital. En esos casos el responsable es el negocio, que decide para qué usa esos datos y debe obtener la autorización de sus clientes. KOBU solo los guarda y procesa por cuenta del negocio y para prestarle el servicio, según los Términos y condiciones.

3. Datos que se recogen

• Datos de identificación y contacto: nombre, documento, teléfono, correo, dirección y ciudad.
• Datos del negocio: razón social, NIT, régimen tributario, resolución de facturación y datos de pago de la suscripción.
• Datos de uso del sistema: usuario, rol, pedidos, ventas, movimientos de caja, registros de actividad y dispositivo.
• Mensajes enviados al asistente de WhatsApp de KOBU (texto, audios transcritos e imágenes descritas).

KOBU no solicita datos sensibles (salud, origen étnico, orientación política o religiosa, datos biométricos). Si alguna vez se pidieran, responder sería opcional. KOBU no está dirigido a menores de edad. Los datos de tarjetas de pago no se guardan en KOBU: los procesa directamente la pasarela de pagos.

4. Finalidades

• Prestar el servicio: crear cuentas, operar el POS, registrar pedidos, ventas, caja, inventario, cuentas de clientes y domicilios.
• Emitir facturas electrónicas a través del proveedor tecnológico autorizado, cuando el negocio active ese módulo.
• Enviar notificaciones operativas por WhatsApp o correo (estado de un pedido, comprobantes, recuperación de contraseña).
• Atender soporte, peticiones, quejas y reclamos.
• Cobrar la suscripción, facturar y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Enviar información comercial de KOBU, solo a quien lo haya autorizado; se puede pedir la baja en cualquier momento.
• Mejorar la seguridad y el funcionamiento del sistema con estadísticas agregadas.

5. Derechos del titular

Como titular de los datos (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012) usted puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgó.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización y/o pedir que se eliminen sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.

6. Cómo ejercer sus derechos

Escriba a soporte@kobulabs.com indicando su nombre, documento, teléfono o correo de contacto y lo que solicita.

• Consultas: se responden en máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 días hábiles más, avisando el motivo.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): se responden en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más. Si el reclamo está incompleto se le pedirá completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, se entiende desistido.
• Si sus datos los registró un restaurante o negocio (por ejemplo, como cliente con cuenta o en un domicilio), puede dirigirse directamente a ese negocio, que es el responsable. KOBU le dará traslado de su solicitud si nos escribe a nosotros.

7. Proveedores y transferencia internacional

Para funcionar, KOBU usa proveedores que pueden guardar o procesar datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos: alojamiento y base de datos en la nube, mensajería de WhatsApp (Meta), inteligencia artificial del asistente comercial, pasarelas de pago (Wompi, Mercado Pago) y el proveedor tecnológico de facturación electrónica. Se trata de una transmisión de datos a encargados, que solo pueden usarlos para prestar el servicio a KOBU y bajo medidas de seguridad. Al aceptar esta política usted autoriza esa transmisión.

8. Seguridad

Las conexiones viajan cifradas (HTTPS), las contraseñas se guardan con funciones de hash y nunca en texto plano, la información de cada negocio está separada de la de los demás y el acceso del personal se limita según su rol. Ningún sistema es infalible: si ocurre un incidente que afecte datos personales, se informará a los afectados y a la SIC según la ley.

9. Cookies y almacenamiento en el dispositivo

KOBU usa cookies y almacenamiento local del navegador para mantener la sesión iniciada, recordar preferencias y permitir que el sistema funcione sin internet (modo offline). No usa cookies de publicidad de terceros. Si las bloquea, el sistema puede no funcionar correctamente.

10. Conservación

Los datos se conservan mientras dure la relación con el negocio o mientras sean necesarios para las finalidades descritas, y después por el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales (en general, hasta 10 años para soportes contables). Al terminar el servicio, el negocio puede pedir la exportación o la eliminación de su información, salvo la que deba conservarse por ley.

11. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha indicada arriba. Si cambia de forma sustancial, se avisará dentro de la aplicación o por correo antes de aplicarse. Las bases de datos se conservarán mientras exista la finalidad que justificó su recolección.